OLULINE INFO SEOSES WEBMAIL TEENUSEGA! Kui ei tööta webmail aadressil mail.teiedomeen.ee või teiedomeen.ee/webmail,
siis on teie ilmselt kolitud cPanel serverile ja uus webmaili aadress on: webmail.teiedomeen.ee

Meililistid/Postiloendid ja Mailman

Mida aeg edasi, seda rohkem on tekkinud klientidel vajadus korrektsete mailinglistide ja tarkvara järele.
cPanel serveritel on selleks vaikimisi Mailman tarkvara ja hallatavad meililistid.

1. Mis on Mailman meililist ja milleks seda vaja on?
2. Kuidas luua meililisti?
3. Kuidas hallata meililisti?
4. Näiteid/Lisainfot
5. Küsimused/Vastused

(Infot uuendatakse jooksvalt)

1. Mis on Mailman meililist ja milleks seda vaja on?

Üldiselt:
Meililist on “mailiteenus”, mis toimetab sinna saadetud kirjad edasi kõikidele seal listis olevatele mailiaadressitele. Ühte meililisti kooduvad reeglina ühiste huvidega inimesed eesmärgiga suhelda oma harrastuse või huviala teemadel. Samas saab meililiste edukalt kasutada ka klientide baasina, kus meililistide kaudu saadetakse siis oma klientidele info ja uudiskirju või tootepakkumisi. Meililiste saab kasutada ka näiteks teenuspakkumiseks, kus näiteks logistikaga tegelev ettevõtte koondab listi kõik tema kaudu kaubavedu teostavad kliendid/firmad ning edastab sealtkaudu pakkumisi/töid. Mailman meilinglist on lihtsalt hallatav ning vastab tänapäeva nõuetele massmailide saatmise kohta, sisaldades unsubscribe headerit ning korrektset “bounce monitooringut” (automaatset listihaldust).

Miks meilingliste vaja on:
– Enamus mailiservereid ei võta enam vastu kirju, kui TO või CC või BCC real on rohkem kui 30-50 adressaati (meililist saadab kirja per kasutaja)
(Mailiserverid võivad saata tagasi veateated või lisada saatja e-maili rahvusvahelisteste blocklistidessa)
– Enamus mailiservereid ei võta vastu kirju kui neid saadetakse sama domeeni alt rohkem kui 40 kirja korraga samale mailiserverile (Näiteks Google mailiserverid)
– Paljud “kliendibaasid” (ehk siis nimekirjad saatja arvutis) on modereerimata ehk sisaldavad vanu kontakte, kellel kas on e-mail muutunud või enam ei eksisteeri
(Tihtipeale on omas arvutis sellise “kliendibaasi/kontaktilisti” haldamine suhteliselt vaevanõudev, eriti kui see sisaldab rohkem kui 300 aadressi. Samas mittetoimivad aadressid ja neile kirjade saatmine võib osutuda koormavaks nii teie mailiserverile kui ka põhjustada teie mailiserveri blokeeringu kui ka domeeni blokeeringu rahvusvahelisel tasandil!)
– “Kontaktilistile” saadetavatel kirjadel puudub üheselt arusaadav võimalus kirja saajal ennast listist eemaldada
(Siinkohal tuleb siis mainida, et enam ei ole aasta 2008! Ehk siis osa suurimaist mailiservereist nõuab masspostituse korral saadetud kirjadel kas ABUSE või unsubscribe märke olemasolu, ehk siis kus kirja saajal on võimalik ennast masspostituse listist maha võtta selliselt et talle enam sealtkaudu kirju ei saadeta! Selle olemasolul saab kirja saaja teha seda ise, mitte et peaks täiendava kirja saatma tagasi ja lootma et tema aadress eemaldataks – see jälle tõstab kirja usaldust/väärtust!)
– Lihtne hallata ühes koha oma kontaktilisti (võimalus alati kontakte juurde lisada/eemaldada)

2. Kuidas luua meililisti?

1. Logite sisse cPanelisse (juhend SIIN)
2. Liigute kohta: EMAIL -> Mailing Lists

3. “Create a Mailing List” all täitke ära listi nimi, valige domeen ja listi administreerimise jaoks vajalik parool.

Lisaks märkige kas list on privaatne või avalik!
(NB! Avaliku listiga saavad kõik soovijad liituda ja sellel on oma halduslehekülg. Kui teil on oma kliendilist (kuhu lisate ise uusi kontakte), soovitame kasutada “private” märget)
4. Klikkides nupule “Add” – luuakse teie mailinglist.

NB! Peale listi loomist, kontrollige et teie kasutatav mailiaadress oleks listi omanikuna kirjas!
Selleks saate minna samal lehel:
Soovitud list -> Manage -> “mailing list administration” General Options -> kontrollige välja “The list administrator email addresses”
(See on vajalik siis selleks et saaksite tagasisidet kõigest listis toimuvaga ning aksepteerida vajadusel uusi liitujaid ja hallata listi!)

3. Kuidas hallata meililisti?

Domeeninime kaudu
1. Üldsusele nähtavad mailinglistid
Adminlehe logimisaadress on kujul: https://teiedomeeninimi.ee/mailman/admin/ (kuvab kõik domeeni all avalikult nähtavad mailinglistid)
2. Privaatsed (peidetud mailinglistid)
Adminlehe logimisaadress on kujul: https://teiedomeeninimi.ee/mailman/admin/LISTINIMI_TEIEDOMEENINIMI.EE (kus siis mailinglisti nimi on antud mailinglistile antud/eraldatud nimi ning domeeninimi on teie kasutatava domeeni nimi ilma www eesliiteta)
NB! Vaja on listi administraatori salasõna ja/või oma e-maili kontole delegeeritud õigusi antud listi kasutamiseks.

Webmaili kaudu
Kui teie lokaalsele domeeni mailikontole on antud/delegeeritud mailinglisti haldamise õigus:
1. Logigige sisse webmaili (aadress kujul webmail.teiedomeeninimi.ee)
2. Klikkige paremal üleval nurgas oleva oma webmaili kasutajatunnuse peale – avaneb kasutajamenüü
3. Klikkige lingil “Mailing Lists” (NB! Kui vastavat linki kasutajamenüüs ei kuvata, ei ole teile antud listi haldamiseks õigusi delegeeritud!)

cPaneli kaudu (kõige levinum haldamisviis)
1. Logite sisse cPanelisse (juhend SIIN)
2. Liigute kohta: EMAIL -> Mailing Lists

4. Liigute oma kasutatava mailinglistiga samale reale ja klikite lingil “Manage”
Peale seda tuleb teile ette vaade:

Mida mis alampunkti alte teha saab:
Configuration Categories all
– General options
Listi üldised seaded seoses listi nime, adminnide, parooliteavituste, kirjade suuruste, vastusaadressite jms.
– Passwords
Saab hallata listi peakasutaja kui adminnide ja postitaja rollide paroole
– Language options
Saate määrata keelevalikuid nii üldiseid kui ka muid keeli valikutesse
– Membership management
Näete ära listiga liitunud kasutajad ja nendele määratud rolle ning määranguid ja lisada uusi või eemaldada vanu kasutajaid kui ka muuta/uuendada nende mailiaadresse
– Non-digest options
Saate hallata “otse minevate” (ei vaja modereerimist) mailide lisamääranguid/seadeid
– Digest options
– Privacy options…
Saate hallata listi privaatsussätteid, spämmisätteid jms.
(“Advertise this list when people ask what lists are on this machine?” alt saate määrata, kas teie maililisti kuvatakse üldinfo lehel teie domeeni all või mitte!)
– Bounce processing
Seaded, kuidas teie mailinglist käitub tagasitulevate, mitteeksisteerivate kirjade korral
(Näiteks millise aja järel eemaldab list automaatselt mitteeksisteeriva mailiaadressi üldlistist automaatselt)
– Archiving Options
Kas ja millal listi saadetud kirju arhiveeritakse
– Auto-responder
Kas ja mis tingimustel saadetakse listi saatjale ja milline kiri.
– Content filtering
Kas ja mis manused või sõnad võivad listist läbi minna ning millised neist eemaldatakse

Other Administrative Activities all
– Tend to pending moderator requests
Kõik modereerimist vajavad tegevused – kirjade lubamine listi, liitujate lubamine, jne.
– Edit the public HTML pages and text files
Avaliku postiloendi korral postiloendi veebikuva muutmisvõimalus
– Go to list archives
Siia alla kuvatakse arhiivis olevad sõnumid

4. Näiteid/Lisainfot

Kui teil on avalik list:
– Postilistide leht nähtav kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/listinfo/
– Postilistide adminleh nähtav kujul: http://teiedomeen.ee/mailman/admin

Allolevad lingid on näha nii avatud kui privaatse postilisti puhul, küll aga ei kuvata neid eelmistel linkidel!
– Listi adminleht nähtav kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/admin/listinimi_teiedomeen.ee (NB! Nõuab listile loomise käigus määratud salasõna!)
– Listi enda leht on leitav kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/listinfo/listinimi_teiedomeen.ee
(Sealt on siis võimalik ka nii listiga liituda kui ka oma sätteid liitujal hallata)

Näidisrakendused oma lehelt listiga liitumiseks:
1. Loo enda kodulehe kataloogi HTML või PHP fail, mis sisaldaks järgmist koodi:

1 <form method="post" action="list_command.php">
2 Your email address: <input type="text" name="email_addr"> <br/>
3  <input type="radio" name="command" value="subscribe" checked> Subscribe <br/>
4 <input type="radio" name="command" value="unsubscribe"> Unsubscribe <br/>
5 <input type="submit" value="Submit">
6 </form>

2. Nüüd lisa samasse kataloogi PHP fail nimega list_command.php mis sisaldaks järgnevat koodi:

01 <?php
02 $command $_POST['command'];
03 $email_addr $_POST['email_addr']; 
04 $list_name 'TEIEMAILINGLISTINIMI';
05 $list_domain 'teiedomeen.ee';
06 if($command=="subscribe"){
07   $to_addr $list_name.'-join@'.$list_domain;
08 }else{
09   $to_addr $list_name.'-leave@'.$list_domain;
10 }
11 $body $command ' ' $list_name;
12 mail($to_addr''$body"From: $email_addr");
13 echo 'Your request to ' $command ' to the list ' $list_name ' has been processed.';
14 ?>

NB! “list_name” ja “list_domain” andmed peaksid olema asendatud teiepoolsete listi andmetega!

NB! Vaikesätetega on mailinglistidel nõue, et listiga liitumine nõuab kasutaja kinnitust – soovitame seda nõuet mitte muuta, kuna vastasel juhul võib teie list spämmirobotite poolt ummistuda või hakata saatma spämmi. (Viimasel juhul tõkestatakse ligipääs teie veebilehele ja/või konto suletakse)
NB! Selliselt koodi lehele lisades tuleks KINDLASTI lisada sellele skriptile ka Google reCaptcha lisaaudent, vältimaks rämpspostirobotite “mass subscribe”’i teie mailinglistile! Rohkem infot lisaaudenti kohta: SIIN

5. Küsimused/Vastused

K: “Näen et see list ja haldus on Inglisekeelsed – kas oleks võimalik lisada ka eesti keele ja veel mõne tuge sinna?
V: Jah, On võimalik. Mailman mailinglistid toetavad mitmekeelsust. Seda on võimalik seadistada:
cPanel -> EMAIL -> Mailing Lists -> Valite soovitava listi ja samal real klikite “Manage” -> “mailing list administration” lehel valite “Language options”
(Saab salvestada/muuta nii listi üldkeelt (sh. ka adminkuva keelt) kui lisada ka kasutajatele erinevaid keelelaadi võimalusi!)
——————————-
K: “Kas mailman lubab ka kontaktide importi/eksporti failist – väga tüütu on neid ükshaaval sisestada/eemaldada?”
V: Jah, mass subscribe ja mass removal võimalused on mailman all täitsa olemas:
cPanel -> EMAIL -> Mailing Lists -> Membership Management -> ja sealt vastavalt kas “Mass Subscriptions” või “Mass Removals”
NB! “Mass Subscriptions” koral on hea tava jätta “Send welcome messages to new subscribees? – Yes” valituks, kuna saadab teavitused koos listi infoga ja ka esialgsed juhendid ka kasutajale!
——————————-
K: “Kasutan teie Mailman maililisti aga juba peale esimesi erinevaid/erinevate uudiskirjade saatmisi on hakanud palju “unsubscribe” teateid tulema. Samas kasutajatega suheldes pole nad soovinud listist lahkuda. Miks ja mida teha edasi?”
V: Mailman ise kedagi niisama listist ei eemalda! Oleme sellist toimingut näinud juhul kui kas:
1. Inimene on ise ennast listist eemaldanud
2. Listis on vigane või uuendamata mailiaadress (Siin puhul tasuks üle kontrollida kasutajalt, kas konkreetne mailiaadress endiselt eksisteerib!)
Viimase puhul oleme näinud juhtumeid, kus saadetakse massiliselt kirju näiteks @mail.ee või @hot.ee aadressitele, kuigi need enam ei eksisteeri ja on kasutajatel muutunud kas firma aadressiteks @firmanimi või on kasutajad üle läinud @hotmail.com või @gmail.com alla, uuendamata samas oma kontaktmaili uudiskirja saatja juures.
Sellisel juhu sõelub vastavad vigased mailid välja Mailmani automaatne hooldus (peale mõnda “bounce teadet”, mitte siis kohe esimesel korral), mis need aadressid sealt ka maha korjab. Mailinglistiga maile saates ei ole kindlasti “kvantiteet võrdne kvaliteediga” (ehk rohkem mailiaadresse listis ei võrdu kindlasti mitte parema tulemusega)!
——————————-
K: “Mul on Äriregistrist/kuskilt mujalt ostetud kontaktidega andmelist/andmebaas, kas ma saan seda ka kasutada Mailman tarkvaras?”
V: Kuigi seda on võimalik seal teoreetiliselt kasutada, ei soovita me seda teha! Tegelikult ei soovita me selliselt toimida ka lisades nendest listidest saadud mailiaadresse oma mailirakenduses TO, BCC või CC reale!

Radicenter OÜ 2018