Juhendi eesmärk

Selles juhendis kirjeldatakse, kuidas:

• – kopeerida või teisaldada kirju ühelt meilikontolt teisele;
• – kopeerida või teisaldada terveid meilikaustu kontode vahel;
• – liigutada kirju ja kaustu sama meilikonto sees;
• – arhiveerida kirju Outlooki andmefaili (.pst);
• – seadistada vanemate kirjade automaatne arhiveerimine;
• – kasutada Microsoft 365 võrguarhiivi ja säilituspoliitikaid.

Juhend hõlmab järgmisi Outlooki variante:

• – klassikaline Outlook Windowsile;
• – uus Outlook Windowsile;
• – Outlook veebis ehk Outlook on the web / Outlook.com;
• – lühidalt Outlook for Mac.

-> Microsofti ametlikud juhendid

---

1. Kirjade teisaldamine sama konto kaustade vahel

Klassikaline Outlook Windowsile

Kõige lihtsam viis on pukseerimine ehk drag-and-drop.

1. – Ava kaust, kus teisaldatav kiri asub.
2. – Vali üks või mitu kirja.
3. – Hoia hiire vasakut nuppu all.
4. – Lohista valitud kirjad vasakul kaustapaanil soovitud kausta peale.
5. – Vabasta hiirenupp.

Mitme eraldi kirja valimiseks hoia valimise ajal all klahvi Ctrl. Järjestikuse kirjavahemiku valimiseks vali esimene kiri, hoia all Shift ja vali viimane kiri.

Alternatiivina:

1. – Vali kiri või kirjad.
2. – Vali Outlooki lindilt Teisalda.
3. – Vali sihtkaust või Muu kaust.

Samuti saab kasutada lõikamist ja kleepimist:

• – Ctrl+X – teisaldamine;
• – Ctrl+C – kopeerimine;
• – Ctrl+V – valitud sihtkausta asetamine.

Uus Outlook Windowsile

1. – Vali kiri või kirjad.
2. – Lohista valik vasakul kuvatava sihtkausta peale.
3. – Vabasta hiirenupp.

Teine võimalus:

1. – Tee kirjal paremklõps.
2. – Vali Teisalda või Kopeeri kausta.
3. – Vali sihtkaust.

Outlook veebis

1. – Vali kiri või mitu kirja.
2. – Lohista need vasakul asuva sihtkausta peale.
3. – Vabasta hiirenupp.

“Pukseerimise” asemel saab kasutada ülemisel tööriistaribal käsku Teisalda või paremklõpsumenüüd.

---

2. Kirjade kopeerimine teise kausta

Kirja teisaldamisel kaob kiri lähtekaustast ja ilmub sihtkausta. Kopeerimisel jääb algne kiri alles ning sihtkausta luuakse koopia.

Klassikaline Outlook Windowsile: kopeerimine pukseerimisega

1. – Vali kiri või kirjad.
2. – Hoia kirjadest kinni hiire parema nupuga.
3. – Lohista need sihtkausta peale.
4. – Vabasta hiire parem nupp.
5. – Vali avanenud menüüst Kopeeri.

Alternatiivina vali lindilt:

Teisalda → Kopeeri kausta

Uus Outlook ja Outlook veebis

1. – Vali kiri.
2. – Tee paremklõps.
3. – Vali Kopeeri kausta.
4. – Vali sihtkaust.

Mõnes versioonis on sama käsk saadaval ka tööriistariba menüüs Teisalda.

---

3. Kirjade kopeerimine või teisaldamine ühelt meilikontolt teisele

Selleks peavad mõlemad kontod olema samasse Outlooki rakendusse lisatud ja vasakul kaustapaanil nähtavad.

Näide:

konto1@example.ee
  └─ Sisse

konto2@example.ee
  └─ Arhiiv

Klassikaline Outlook Windowsile

1. – Ava lähtekonto kaust.
2. – Vali teisaldatavad kirjad.
3. – Lohista need teise konto soovitud kausta.
4. – Teisaldamiseks kasuta tavalist vasaku hiirenupuga pukseerimist.
5. – Kopeerimiseks lohista hiire parema nupuga ja vali pärast vabastamist Kopeeri.

Kopeerimiseks võib kasutada ka Ctrl+C ja Ctrl+V.

Uus Outlook Windowsile

Uus Outlook toetab kirjade pukseerimist kontode vahel, kuid võimalused võivad sõltuda konto tüübist ja organisatsiooni turvapoliitikast.

1. – Veendu, et mõlemad kontod on uues Outlookis lisatud.
2. – Vali lähtekonto kirjad.
3. – Lohista kirjad teise konto sihtkausta.
4. – Kontrolli pärast sünkroonimist, et kirjad on sihtkontol nähtavad.

Kui pukseerimine ei tööta, kasuta paremklõpsu käsku Teisalda või Kopeeri kausta. Kui ka teist kontot sihtkohtade seas ei kuvata, kasuta klassikalist Outlooki või ekspordi kirjad PST-faili.

Outlook veebis

Outlook veebis saab kirju pukseerida sama postkasti kaustade vahel. Eraldi kontode vahel pukseerimine ei pruugi olla võimalik, kui kontod on avatud eraldi brauseriseanssides või kui organisatsiooni poliitika seda piirab.

Praktiline lahendus:

• – lisa mõlemad kontod klassikalisse või uude Outlooki;
• – kopeeri kirjad seal kontode vahel;
• – suure andmemahu korral kasuta PST-faili või administraatori migratsioonivahendit.

---

4. Tervete meilikaustade teisaldamine või kopeerimine

Kausta teisaldamine sama konto sees

Klassikalises Outlookis:

1. – Leia vasakult teisaldatav kaust.
2. – Hoia kausta nimel hiire vasakut nuppu all.
3. – Lohista kaust soovitud emakausta peale.
4. – Vabasta hiirenupp.

Alternatiivina tee kaustal paremklõps ja vali Teisalda kaust.

Uues Outlookis ja Outlook veebis võib kaustade järjestuse või hierarhia muutmiseks olla vaja esmalt valida:

Vaade → Kaustapaan → Kohandatud kaustajärjestus

Seejärel saab kausta sobivasse kohta pukseerida.

Kausta teisaldamine teisele kontole või PST-faili

Klassikaline Outlook võimaldab kaustu pukseerida:

• – ühe postkasti sees;
• – eri postkastide vahel;
• – postkasti ja Outlooki andmefaili (.pst) vahel.

1. – Ava või lisa mõlemad postkastid või PST-fail.
2. – Leia lähtekaust.
3. – Lohista kaust sihtkonto või PST-faili soovitud emakausta alla.
4. – Oota, kuni Outlook on kogu sisu sünkrooninud.
5. – Võrdle lähte- ja sihtkausta kirjade arvu.

---

5. Kirjade arhiveerimine Outlooki andmefaili (.pst)

PST on kohalik Outlooki andmefail, kuhu saab salvestada kirju, kaustu, kontakte, kalendriüksusi ja muid Outlooki andmeid.

PST-fail sobib näiteks:

• – vanade kirjade kohalikuks arhiveerimiseks;
• – postkasti mahu vähendamiseks;
• – andmete ajutiseks ülekandmiseks Outlooki kontode vahel;
• – varukoopia loomiseks.

PST-faili loomine klassikalises Outlookis

1. – Vali Avaleht → Uued üksused → Veel üksusi → Outlooki andmefail.
2. – Vali faili asukoht ja nimi.
3. – Vajuta OK.
4. – Uus andmefail kuvatakse vasakul kaustapaanil eraldi puuna.

Menüü nimetus võib Outlooki versiooniti veidi erineda. PST-faili saab lisada ka valikust:

Fail → Konto sätted → Konto sätted → Andmefailid → Lisa

Kirjade või kaustade arhiveerimine PST-faili pukseerimisega

1. – Ava või loo PST-fail.
2. – Loo PST-faili vajalikud kaustad.
3. – Vali lähtepostkastis kirjad või terve kaust.
4. – Lohista valik PST-faili soovitud kausta.
5. – Kontrolli enne lähteandmete eemaldamist, et arhiveeritud sisu avaneb.

Kirjade kopeerimiseks kasuta hiire parema nupuga pukseerimist või Ctrl+C ja Ctrl+V.

Postkasti eksportimine PST-faili

Klassikalises Outlookis:

1. – Vali Fail → Ava ja ekspordi → Import/eksport.
2. – Vali Ekspordi faili.
3. – Vali Outlooki andmefail (.pst).
4. – Vali eksporditav konto või kaust.
5. – Terve konto eksportimiseks märgi Kaasa alamkaustad.
6. – Vali PST-faili nimi ja asukoht.
7. – Vajuta Valmis.

Soovi korral saab PST-failile määrata parooli, kuid parool ei asenda turvalist krüptitud varundust.

PST-faili avamine

Klassikalises Outlookis:

Fail → Ava ja ekspordi → Ava Outlooki andmefail

Uus Outlook toetab PST-failides olevate kirjade ja kaustade avamist ning kirjade pukseerimist postkasti ja PST-faili vahel. Funktsioonide ulatus sõltub Outlooki versioonist; veendu, et rakendus oleks ajakohane.

---

6. Vanemate kirjade käsitsi arhiveerimine

Klassikalises Outlookis saab arhiveerida valitud kuupäevast vanemad kirjad eraldi PST-faili.

1. – Vali Fail → Teave → Tööriistad → Puhasta vanad üksused.
2. – Vali Arhiivi see kaust ja kõik alamkaustad.
3. – Vali arhiveeritav kaust või terve konto.
4. – Määra väljal Arhiivi üksused, mis on vanemad kui sobiv kuupäev.
5. – Vali arhiivi PST-faili asukoht.
6. – Vajuta OK.

See meetod sobib näiteks juhul, kui soovid kord kvartalis või kord aastas arhiveerida kõik kindlast kuupäevast vanemad kirjad.

---

7. Vanemate kirjade automaatne arhiveerimine

Oluline erinevus: reegel ja automaatarhiiv

Outlooki tavalised reeglid rakenduvad peamiselt kirja saabumisel või saatmisel ning kasutavad tingimusi nagu saatja, adressaat, teema, sõnad, tähtsus või manus.

Tavaline Outlooki reegel ei ole üldjuhul sobiv lahendus nõudele:

Teisalda automaatselt kõik kirjad, mis on vanemad kui 180 päeva.

Vanusepõhiseks perioodiliseks arhiveerimiseks kasuta ühte järgmistest:

• – klassikalise Outlooki automaatarhiivi;
• – Microsoft 365 võrguarhiivi ja säilituspoliitikat;
• – serveripoolset arhiveerimis- või migratsioonilahendust.

Automaatarhiivi seadistamine klassikalises Outlookis

1. – Vali Fail → Suvandid → Täpsemalt.
2. – Leia jaotis Automaatarhivaar.
3. – Vali Automaatarhivaari sätted.
4. – Märgi Käivita automaatarhivaar iga X päeva järel.
5. – Määra, kui vanad üksused arhiveeritakse.
6. – Vali, kas vanad üksused teisaldatakse PST-faili või kustutatakse.
7. – Määra PST-faili asukoht.
8. – Kinnita sätted.

Kaustapõhiste erisätete määramiseks:

1. – Tee soovitud kaustal paremklõps.
2. – Vali Atribuudid.
3. – Ava vahekaart Automaatarhivaar.
4. – Vali Arhiivi see kaust nende sätete abil.
5. – Määra sobiv vanus ja sihtfail.

Näiteks:

• – Sisse – arhiveeri üle 12 kuu vanused kirjad;
• – Saadetud – arhiveeri üle 24 kuu vanused kirjad;
• – Projektid – ära arhiveeri automaatselt.

Microsoft 365 võrguarhiiv ja säilituspoliitika

Microsoft 365 või Exchange Online’i puhul on eelistatud lahendus võrguarhiiv ehk Online Archive.

Võrguarhiivi eelised:

• – kirjad jäävad serverisse;
• – arhiiv on kasutajale Outlookis nähtav;
• – andmed ei sõltu ainult ühest kohalikust PST-failist;
• – säilituspoliitika saab teisaldada vanad kirjad automaatselt võrguarhiivi;
• – lahendust saab hallata organisatsiooni administraator.

Kui võrguarhiiv on kasutajale lubatud, kuvatakse Outlookis eraldi arhiivpostkast. Kirju saab sinna käsitsi pukseerida nagu tavalisse kausta.

Vanusepõhise poliitika näited:

• – teisalda üle ühe aasta vanused kirjad võrguarhiivi;
• – teisalda üle kahe aasta vanused kirjad võrguarhiivi;
• – kustuta teatud kaustade kirjad pärast määratud säilitusaega.

Säilitus- ja arhiivipoliitikad sõltuvad Microsoft 365 litsentsist ning administraatori seadistustest. Tavakasutaja ei pruugi saada ise uusi organisatsioonipõhiseid poliitikaid luua.

---

8. Saabuvate kirjade automaatne teisaldamine reegliga

Kuigi vanusepõhist perioodilist arhiveerimist tuleks teha automaatarhiivi või säilituspoliitikaga, sobivad Outlooki reeglid uute saabuvate kirjade automaatseks sortimiseks.

Näide: kõik aadressilt arved@example.ee saabuvad kirjad teisaldatakse kausta Arved.

Klassikaline Outlook

1. – Vali Avaleht → Reeglid → Halda reegleid ja teatisi.
2. – Vali Uus reegel.
3. – Vali sobiv mall või Rakenda reegel vastuvõetud sõnumitele.
4. – Määra tingimus, näiteks saatja aadress.
5. – Määra toiming teisalda see määratud kausta.
6. – Vali sihtkaust.
7. – Määra vajadusel erandid.
8. – Anna reeglile nimi ja lülita see sisse.

Uus Outlook ja Outlook veebis

1. – Ava Sätted.
2. – Vali Meil → Reeglid.
3. – Vali Lisa uus reegel.
4. – Anna reeglile nimi.
5. – Lisa tingimus.
6. – Lisa toiming Teisalda kausta.
7. – Vali sihtkaust ja salvesta reegel.

---

9. Outlook for Mac

Outlook for Macis saab kirju kaustade vahel teisaldada pukseerimisega.

Kirja kopeerimiseks:

1. – Vali kiri.
2. – Vali Teisalda → Kopeeri kausta.
3. – Vali sihtkaust.

Maci Outlook kasutab kohalikuks arhiiviks tavaliselt .olm-faili, mitte PST-faili. OLM-i eksportimise tugi sõltub Outlook for Maci versioonist. PST-faili saab Macis teatud juhtudel importida või avada, kuid Maci ja Windowsi arhiivifunktsioonid ei ole täielikult samad.

---

10. Kontrollnimekiri pärast kirjade või kaustade ülekandmist

• – Kontrolli, kas sihtkaustas on eeldatud arv kirju.
• – Ava mõned vanemad ja uuemad kirjad.
• – Kontrolli, kas manused avanevad.
• – Kontrolli alamkaustade olemasolu.
• – Oota, kuni Outlook lõpetab sünkroonimise.
• – Kontrolli sihtkontot ka veebimeili kaudu.
• – Ära kustuta lähteandmeid enne, kui ülekanne on kontrollitud.
• – Säilita PST- või OLM-failist eraldi varukoopia.

---

11. Levinumad probleemid

Pukseerimine (drag-and-drop) ei tööta

Proovi järgmisi lahendusi:

• – sulge ja ava Outlook uuesti;
• – veendu, et Outlook on värskendatud;
• – proovi käsku Teisalda või Kopeeri kausta;
• – proovi Ctrl+C, Ctrl+X ja Ctrl+V;
• – kontrolli, kas sihtkausta kirjutamine on lubatud;
• – kontrolli, kas konto postkast või sihtserver on täis;
• – teisalda korraga väiksem hulk kirju.

Klassikalises Outlookis võib mõne pukseerimisprobleemi puhul aidata järgmine säte:

Fail → Suvandid → Üldine → Kasutajaliidese suvandid → Optimeeri parima ilme jaoks

Kirjad ilmuvad sihtkohta aeglaselt

See on tavaline suurte manuste, aeglase ühenduse või IMAP-kontode korral. Jäta Outlook avatuks ja jälgi sünkroonimisolekut.

PST-fail muutub väga suureks

Jaga arhiiv aastate või teemade kaupa mitmeks failiks, näiteks:

Arhiiv-2023.pst
Arhiiv-2024.pst
Arhiiv-projektid.pst

Arhiivitud kirjad kadusid serverist

PST-põhine automaatarhiiv võib kirjad serverist kohalikku faili teisaldada. Kui soovid, et kirjad jääksid serveris kättesaadavaks, kasuta võrguarhiivi või tee teisaldamise asemel koopia.

---

12. Microsofti ametlikud juhendid

Eestikeelsed Microsofti tugiartiklid:

• – Üksuse teisaldamine või kopeerimine mõnda muusse Outlooki kausta
• – Meilikausta teisaldamine
• – Outlooki meilisõnumite varundamine
• – Üksuste käsitsi arhiivimine
• – Arhiivimine Windowsi jaoks ette nähtud Outlookis
• – Outlooki andmefailis (.pst) üksuste avamine ja otsimine
• – Outlooki andmefaili (.pst) loomine
• – Üksuste eksportimine arhiivifaili Outlook for Macis

Ingliskeelsed täiendavad Microsofti juhendid:

• – Meiliruumi haldamine võrguarhiivi abil
• – Kaustade ja reeglite kasutamine Outlooki veebiversioonis